Система электронного документооборота и её преимущества

19.12.2016

Ни для кого не секрет, что для достижения успеха в том или ином бизнесе, для начала его следует правильно организовать. В этой связи, деятельность ни одной компании не обходится без делопроизводства, поскольку в ходе её деятельности создаются различные документы, так, к примеру, речь идёт о приказах, распоряжениях, письмах, протоколах и т.п.. Совокупность подобного рода бумаг называют организационно-распорядительной документацией.

Руководитель любой компании должен, прежде всего, организовать на вверенном ему предприятии документооборот – речь идёт о специальной системе, связанной с оформлением, использованием и движением различной документации. Надо отметить, что управление документооборотом - дело хлопотное, требующее скрупулёзного к себе отношения.

Преимущества системы электронного документооборота

В этой связи, трудно переоценить значимость для любой компании внедрение автоматизации документооборота — речь идёт о системе электронного документооборота (СЭД), позволяющей хранить, регистрировать, отыскивать документы, а также осуществлять настройку собственных маршрутов движения документации и способствовать отслеживанию текущих стадий процесса обработки любого документа.

Внедрение СЭД сопряжено с рядом неоспоримых преимуществ:

• повышением производительности труда компаний, ведь теперь на работу с документами будет уходить существенно меньше времени;
• наличием практически мгновенного доступа с актуальной информации, то есть изо всех версий того или иного документа сотрудник сможет сразу найти последнюю, то есть актуальную;
• уменьшением ошибок, которые принято списывать на «человеческий фактор»;
• снижением материальных издержек за счёт увеличения производительности труда и снижения затрат, связанных с приобретением расходных материалов, необходимых при ведении документооборота традиционным способом;
• оптимизацией взаимодействий между сотрудниками различных структурных подразделений внутри компании;
• возможностью коллективной работы с одним и тем же документом;
• отсутствием необходимости принимать на работу дополнительных сотрудников при увеличении объёмов производства;
• снижением издержек, связанных с хранением документов;
• существенным снижением рисков, связанных с утратой документов, к примеру, при пожаре;
• лучшим восприятием документов в электронном виде, так, к примеру, для удобства чтения можно увеличить шрифт текста.

По вопросу автоматизации процесса документооборота обращайтесь в компанию Comindware, на сайте которой вы сможете подробно ознакомиться со всеми аспектами её деятельности. Следует отметить, что речь идёт о быстрорастущеё российской компании со значительным опытом международной деятельности, в частности, связанной с предоставлением инновационных программных решений по управлению бизнесом.