Оцифровка документов и её преимущества

17.09.2016

В последнее время термин «оцифровка» становится всё более распространённым, особенно часто он используется в отношении разных документов. Помимо этого, в интернет-пространстве появилось больше количество компаний, занимающихся оцифровкой документов, чертежей, текстов, книг и т.п..

Что такое оцифровка?

Оцифровка документов (ОД)- это процесс, связанный с переводом бумажных документов в электронный, то есть, в цифровой вид.

Оцифровка документов

Следует отметить, что на данный момент услуги, связанные с оцифровкой вообще, а документации в частности, стали весьма популярными, а, соответственно, и востребованными подавляющим большинством различных фирм. С чем это связано? Дело в том, что в наше время невозможно найти, компанию, предприятие или организацию, которые работали бы без использования информационных технологий, в частности, сейчас повсеместно применяются персональные компьютеры.

Именно на компьютерах имеет место первоначальное создание шаблонов для документов и только потом их распечатывают. Но ни для кого не секрет, что юридической силой обладают только те документы, в которых есть «живые» подписи и печати, то есть, хочешь — не хочешь, они опять нуждаются в переводе в цифровой вид, а, следовательно, в оцифровке.

В услуге оцифровки документов нуждаются специалисты разных уровней практически в любой компании. Но и это ещё не всё: дело в том, что возможность оцифровывать различные документы, чертежи, тексты и т.п., способствует существенному облегчению жизни людям разных профессий, так, речь идёт:

• о конструкторах;
• об инженерах;
• об архитекторах;
• о дизайнерах;
• о модельерах и т.п

О преимуществах ОД

ОД обладает преимуществами, о которых мы и поговорим.

1. ОД архива способствует существенному сокращению внутренних трудозатрат сотрудников компаний, так, между прочим, речь идёт об их сокращении на 75 процентов! Более того, сотрудникам больше не нужно выполнять непрофильную работу, связанную с поиском и хранением документов, а это значит, что они смогут сосредоточиться на более качественном выполнении своих служебных обязанностей.
2. Помимо этого, ОД архивов позволяет значительно экономить полезные площади офисных помещений, ведь при возможности пользования ОД отпадает необходимость в хранении их бумажных оригиналов.
3. ОД способствует существенному повышению уровня конфиденциальности при работе с информацией, изложенной в документах, ведь документы из электронного архива могут быть получены для работы только сотрудниками, обладающими авторизованным доступом.

Словом, ОД — весьма полезная услуга, однако поручать это ответственное дело следует только настоящим профессионалам, к примеру, таким, что работают в московской компании «Столичный Архивист»!